兑换日元通常是在以下情况下进行：

1. 旅游：当计划前往日本旅游时，需要兑换足够的日元以支付在当地的费用，如住宿、餐饮、交通等。

2. 商务活动：如果从事与日本企业的商务活动，可能需要兑换一定数量的日元以支付会议费用、交通费用等。

3. 学习：当计划在日本留学或参加学术交流项目时，可能需要兑换一定数量的日元以支付学费、生活费用等。

4. 购物：如果有意buy日本制造的商品，如电子产品、时尚品牌等，可能需要兑换一定数量的日元以支付购物费用。

5. 投资：有些投资者可能选择将资金转换成日元，以投资日本市场的股票、债券或其他金融产品。

而兑换日元的方式可以通过以下几种途径：

1. 银行：可以通过银行兑换日元，通常需要提供有效的身份证明文件，并支付相关手续费用。

2. 外汇柜台：一些金融机构和旅行社设有外汇柜台，可以直接兑换日元。

3. 自动取款机：在日本境内或国际上的一些地方，可以使用借记卡或xyk在自动取款机上提取日元现金。

4. 网上兑换：一些on-line外汇交易平台提供兑换服务，可以通过网上支付或银行转账来兑换日元。

需要注意的是，在兑换日元时应注意汇率问题，因为汇率会直接影响到兑换金额。此外，应选择正规可靠的机构进行兑换，以确保交易安全。